Оформление графика отпусков. Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец. Нужен ли отдельный приказ

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Автор: Батура Анна Владимировна, Потапова Лидия Александровна
Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск
Рубрика: Распорядок действий: шаг за шагом…

Лето – пора отпусков, а ноябрь и начало декабря – время их планирования на следующий календарный год. График отпусков должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Составление графика отпусков и учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) занимают определенное время, поэтому к подготовке этого документа необходимо приступить заранее.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а значит, именно работники отдела кадров несут ответственность за его составление и оформление. Остановимся на процедуре разработки и утверждения графика отпусков подробнее.

На основании ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

НА № 6‘2004Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных названным постановлением, содержится норма о том, что при составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников.

К положениям действующего законодательства можно отнести: общие правила предоставления и исчисления продолжительности отпусков; особенности использования отпуска отдельными категориями работников (например работники в возрасте до 18 лет имеют право использовать отпуск в удобное для них время); особую продолжительность отпуска (например отдельным работникам может предоставляться удлиненный основной отпуск, а также дополнительные отпуска); особенности использования отпуска отдельными работниками (например работник может не использовать полностью или частично отпуск за предыдущий рабочий год).

Специфика деятельности работодателя при составлении графика отпусков учитывается таким образом, чтобы использование отпуска работниками не влияло на нормальный ход работы организации (принимаются во внимание, например, взаимозаменяемость работников, планы работы на следующий календарный год).

Что касается учета пожеланий работников, то трудовое законодательство не предусматривает норму о том, что очередность отпусков определяется соглашением сторон. В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и фактически график отпусков может быть составлен и утвержден работодателем. Однако для соблюдения баланса интересов сторон трудового договора желательно, чтобы работники имели возможность принимать участие в планировании отпусков. На практике чаще всего в составлении графиков отпусков участвуют все заинтересованные лица, в т. ч. работники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений, кадровая служба.

Подготовку графика отпусков работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за подготовку графика, были определены работодателем в локальных нормативных актах, например в Инструкции по кадровому делопроизводству. В этом случае у работодателя не будет необходимости ежегодно организовывать работу по составлению графика отпусков.

Этап 1. Получение сведений о планируемом времени использования отпусков

На практике информация о времени использования отпусков работниками поступает в кадровую службу различными способами.

Во многих организациях руководители структурных подразделений составляют перечень планируемых дат отпусков работников подразделения. Такие сведения для передачи в кадровую службу могут оформляться, например, в виде докладной записки.

У некоторых работодателей учет пожеланий работников и рекомендаций руководителей структурных подразделений о времени использования отпусков осуществляют работники кадровой службы. При этом могут оформляться отдельные документы в произвольной форме, например анкеты, опросные листы, ведомости.

Все предварительные сведения о планируемых отпусках анализируются работниками кадровой службы и корректируются с учетом положений действующего законодательства, о которых было сказано выше. При этом в отношении каждого работника учитываются индивидуальные особенности предоставления отпусков: продолжительность отпуска, который должен быть предоставлен работнику, его текущий рабочий год, продолжительность использованных отпусков за предыдущий рабочий год, причины, по которым отпуск не был использован в предыдущем рабочем году, и другие особенности.

Этап 2.Составление графика отпусков

График отпусков – сводный, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам.

Такой график составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф. При составлении графика отпусков заполняются только графы 1–6 таблицы.

Этап 3. Учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации

График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ.

Шаг 1. Направляем проект графика отпусков в выборный орган первичной профсоюзной организации

Обратите внимание!

Процедура учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не проводится, если в организации нет профсоюза

Часть 1 ст. 372 ТК РФ предусматривает, что работодатель перед принятием решения направляет проект документа и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющей интересы всех или большинства работников.

Направление проекта графика отпусков и документов, являющихся основанием для его составления, в выборный орган первичной профсоюзной организации целесообразно осуществлять с сопроводительным письмом, в котором указываются: наименования документов, количество листов и число экземпляров каждого документа.

Сопроводительное письмо можно оформить, например, в виде уведомления, которое подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом и регистрируется в специальной учетной форме.

Шаг 2. Получаем мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации

Выборный орган первичной профсоюзной организации в течение установленного ч. 2 ст. 372 ТК РФ срока (не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта) направляет мотивированное мнение по проекту графика отпусков в письменной форме.

Вариант 1. Мотивированное мнение отражает согласие на утверждение графика отпусков в представленном виде Вариант 2. Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом графика отпусков. Работодатель согласен с внесенными в проект поправками

Проект графика отпусков дорабатывается по замечаниям и утверждается в редакции, предложенной выборным органом первичной профсоюзной организации.

Вариант 3. Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом графика отпусков. Работодатель не согласен с внесенными в проект поправками

Обратите внимание!

Если выборный орган первичной профсоюзной организации в установленный срок не направил работодателю мотивированное мнение в письменной форме, работодатель имеет право утвердить график отпусков в том виде, в котором подготовлен проект

В течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель должен провести дополнительные консультации. Для этого ему следует известить выборный орган первичной профсоюзной организации о времени и месте консультаций.

Результаты консультаций (переговоров) оформляются протоколом, который может фиксировать:

новые даты предоставления отпусков работникам, согласованные сторонами; факт недостижения соглашения сторонами по возникшим разногласиям по поводу запланированных дат использования отпусков.

Работодатель вправе утвердить график отпусков в редакции, которую он считает целесообразной.

Шаг 3. Оформляем отметку об учете мнения выборного органа первичной профсоюзной организации

После получения письменного мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации на графике отпусков делается отметка о том, что это мнение учтено при планировании отпусков.

Этап 4. Оформление и утверждение графика отпусков Шаг 1. Оформляем реквизиты унифицированной формы

После составления графика отпусков и учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации оформляются следующие реквизиты.

1. Наименование организации.

Указывается в соответствующей строке унифицированной формы № Т-7 в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

2. Код организации.

Код, включающий восемь знаков, проставляется в зоне кодирования унифицированной формы № Т-7 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3. Дата составления.

Оформляется цифровым способом в соответствующей графе. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами.

Кроме даты составления, в соответствующей графе унифицированной формы № Т-7 указывается, на какой календарный год составлен график.

Шаг 2. Подписываем график отпусков

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.

Шаг 3. Утверждаем график отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.

Шаг 4. Регистрируем график отпусков

Унифицированная форма № Т-7 содержит графу «Номер документа». График отпусков составляется в одном экземпляре и действует в течение всего календарного года, поэтому на практике этому документу при регистрации присваивается номер 1.

Этап 5. Ознакомление работников с графиком отпусков

Часть 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Форма ознакомления работников с графиком законодательством не предусмотрена, унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления работников с графиком отпусков.

Работодатель может использовать разные варианты ознакомления работников с этим документом.

Вариант 1. Дополнение таблицы унифицированной формы № Т-7 графой 11

Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, позволяет работодателю при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом – приказом или распоряжением работодателя.

Многих сотрудников работодатель и не спрашивает, в какое время года и в какой месяц им лучше предоставить отпуск, а составляет график отпусков на свое усмотрение. Разберемся, всегда ли работодатель прав, поступая таким образом.

Трудовым законодательством предусмотрено, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).

Правила очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регулируются ст. 123 ТК РФ. Согласно данной норме очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов <1>.

При этом график отпусков становится обязательным как для работодателя, так и для каждого работника. А о времени начала отпуска конкретный работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Не секрет, что большинство работников желают отдыхать в более подходящее для этого время года. Например, летом. Конечно, есть небольшая часть сотрудников, в основном любителей зимних видов спорта, которая предпочтет отпуск зимой.

Между тем нормой ст. 123 ТК РФ не предусмотрена обязательность учета интересов самого работника при определении очередности предоставления отпусков. И только ч. 4 ст. 123 ТК РФ оговаривает, что Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время .

Давайте рассмотрим, что должен знать работодатель при составлении графика отпусков и как при этом учитываются интересы работников.

Ежегодное предоставление отпуска

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).

Это означает, что в графике отпусков работодатель не вправе предусмотреть менее 28 календарных дней отпуска для работника на будущий год. Больше — можно (с учетом накопившихся за предыдущие годы дней), а меньше — нельзя. Даже если работник настаивает на том, что ему такой длительный отпуск не нужен и он, планируя вскоре расторгнуть трудовой договор, получит компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.

По факту указанная ситуация вполне возможна, но это не означает, что в графике отпусков она может быть учтена.

Таким образом, В графике отпусков каждому работнику должен предусматриваться ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней или более, если работнику в силу норм законодательства и локальных нормативных актов работодателя установлена удлиненная продолжительность отпуска . Исключение составляют те работники, которые и так находятся в длительных отпусках с сохранением места работы (например, в отпуске по уходу за ребенком).

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Хотя это не означает, что непредоставление отпуска работнику в такой ситуации можно запланировать заранее, не включив соответствующую информацию в график отпусков на год.

К сведению. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Период отпуска

Начало ежегодного основного отпуска Нужно запланировать так, чтобы его окончание приходилось на период не позднее одного года после начала работы сотрудника у данного работодателя, но Можно запланировать его и на период по истечении шести месяцев работы или ранее.

Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев.

Другими словами, работодатель в графике отпусков должен предусмотреть отпуск для каждого работника, который отработает на предприятии в текущем году более шести месяцев. Однако момент возникновения права на отпуск вовсе не означает, что работодатель Обязан предоставить отпуск работнику сразу же по истечении шести месяцев непрерывной работы. Он должен «уложиться» в понятие «ежегодности» (ст. 122 ТК РФ), т. е. в 12 месяцев со дня приема работника на работу. С учетом того, что ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (почти календарный месяц), запланировать его в графике отпусков нужно не позднее чем за 28 календарных дней до истечения года непрерывной работы (если более длительный отпуск не установлен работнику в соответствии с требованиями законодательства).

Пример 1. Сотрудник принят на работу 17.11.2014. Планировать отпуск работника на 2014 г. работодателю не нужно, т. к. как он еще не отработал в этом году шести месяцев. Однако в график отпусков на 2015 г. данного работника работодатель уже должен включить. При этом в графике работодатель должен запланировать отпуск данного работника не позднее 20.10.2015 (за 28 дней до окончания первого рабочего года), а минимально — с 17.04.2015 (по истечении полугода после начала работы). Однако в первом случае — это обязанность работодателя, а во втором — обязанность только при наличии такого соглашения между сторонами трудового договора. Если же в графике отпусков время с 17.04.2015 по 20.10.2015 полностью занято предусмотренными отпусками других сотрудников, работающих не первый год, то работодатель обязан предоставить отпуск, который начнется не позднее 20.10.2015. С расчетом, что к годовщине работы (до 17.11.2015) сотрудник уже должен будет отгулять свой ежегодный основной отпуск в 28 календарных дней. Предоставление отпуска ранее не исключается, например, в случае такой возможности и при наличии согласия на это самого работодателя.

Таким образом, Работодатель в графике отпусков обязан предусмотреть отпуск вновь принятого работника с таким расчетом, чтобы окончание данного отпуска при полном исчислении его продолжительности приходилось не позднее годовщины даты приема на работу . По соглашению между работником и работодателем отпуск может быть предоставлен и ранее этого срока, в том числе ранее истечения шести месяцев непрерывной работы данного сотрудника.

Закон предусматривает несколько Исключений из вышеуказанного правила при утверждении перечня категорий работников и обстоятельств, при которых оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен им работодателем Независимо от стажа работы работника на предприятии (в том числе менее шести месяцев). Категории работников см. в таблице 1.

Таблица 1. Работники, имеющие право на отпуск независимо от стажа работы

N	Категория работников	Обстоятельство, в силу которого работник обладает льготой в части очередности отпуска	Когда работодатель обязан предоставить отпуск	Основание/Примечание
1	Мужчина, находящийся в браке	Беременность жены	В период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам	Часть 4 ст. 123 ТК РФ. Обязательность предоставления работником работодателю документов, связанных с подтверждением беременности или периода отпуска жены, закон не устанавливает
2	Одинокий мужчина	Имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет	В указанное ими время до дня достижения детьми возраста 12 лет	Подпункт «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», Распоряжение Совмина СССР от 30.10.1985 N 2275р «О предоставлении отпуска для одиноких работающих мужчин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет»
3	Женщины
4	Беременность	Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него	Часть 3 ст. 122 ТК РФ	Прямого требования о документальном подтверждении факта, с которым закон связывает возникновение льготы по очередности отпусков, закон не установил. Но в случае спорности вопроса работодатель вправе потребовать представления такого документа
5	Работники любого пола	Возраст работника — до 18 лет	Любое удобное для них время	—
6	Факт усыновления ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев	В указанное ими время	Работодатель вправе потребовать представить решение суда об усыновлении ребенка (детей)
7	Работающие у данного работодателя по совместительству	Одновременно с отпуском по основной работе	Статья 286 ТК РФ. Прямого требования о представлении копии приказа по основной работе о предоставлении отпуска закон не содержит, но в целях выполнения требования указанной нормы такой документ предполагается к представлению работодателю по работе по совместительству

Учет пожеланий работников

Стоит помнить, что при составлении графика отпусков учет желания некоторых категорий работников обязателен. Так, в соответствии с ч. 4 ст. 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Поэтому, чтобы избежать многократного внесения изменений в уже утвержденный на год график отпусков, кадровая служба перед его составлением должна запросить у некоторых категорий работников их пожелания о времени отпуска. К таким категориям работников законами отнесены граждане, перечисленные в таблицах 1 и 2.

Таблица 2. Работники, мнение которых при составлении графика отпусков следует учитывать

N	Категория работников (их статус)	Норма закона, установившая льготу по очередности отпусков для них
1	Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, дети первого и второго поколений граждан, принимавших участие в работах по ликвидации последствий аварии на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча в 1957 и 1958 гг. и страдающие заболеваниями вследствие воздействий радиации на их родителей	Пункт 5 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (далее — Закон N 1244-1), ст. 12 Федерального закона от 26.11.1998 N 175-ФЗ «О социальной защите граждан Российской Федерации, подвергшихся воздействию радиации вследствие аварии в 1957 году на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча»
2	Участники ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС	Пункт 1 ч. 3 ст. 15 Закона N 1244-1
3	Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр), из числа граждан, подвергшихся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне	Пункт 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»
4	Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы	Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»
5	Ветераны Великой Отечественной войны, иные участники ВОВ и боевых действий, ветераны труда, военнослужащие и лица начальствующего состава ОВД, Государственной противопожарной службы, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, ставшие инвалидами вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (служебных обязанностей) и др.	Подпункт 17 п. 1 ст. 14, пп. 13 п. 1 ст. 15, пп. 11 п. 1 ст. 16, пп. 9 п. 1 ст. 17, пп. 9 п. 1 ст. 18, пп. 10 п. 1 ст. 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»
6	Супруги военнослужащих (отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих)	Пункт 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»
7	Граждане, награжденные знаками «Почетный донор России» и «Почетный донор СССР»	Пункт 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона РФ от 20.07.2012 N 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»
8	Герои Социалистического Труда, Герои Труда РФ и полные кавалеры ордена Трудовой Славы	Часть 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического труда, героям труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена трудовой Славы»
9	Сотрудник органов внутренних дел, не реализовавший свое право на основной отпуск в определенный графиком срок (отпуск в удобное для него время до окончания текущего года либо в течение следующего года)	Часть 3 ст. 57, ст. 64 Федерального закона от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»
10	Военнослужащие, имеющие ребенка-инвалида в возрасте до 16 лет, трех и более детей в возрасте до 16 лет, одинокие военнослужащие, воспитывающие ребенка до 14 лет	Подпункты «г», «д», «ж» п. 12 ст. 29 Указа Президента РФ от 16.09.1999 N 1237 «Вопросы прохождения военной службы»
11	Любой работник, которого по инициативе работодателя в связи с производственной необходимостью отозвали из отпуска (за неотгулянные дни отпуска в удобное время в течение текущего рабочего года)	Часть 2 ст. 125 ТК РФ
12	Работник, являющийся родителем (опекуном, попечителем) ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования в другую местность (ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка к месту поступления на обучение)	Часть 5 ст. 322 ТК РФ

Обратите внимание: ТК РФ не вменяет в обязанность работникам представить документы, подтверждающие их льготы на установление очередности отпусков в удобное для них время; также закон не обязывает таких работников-льготников представлять заявления об определении удобного для них времени отпуска До составления и утверждения графика отпусков . Соответственно, и документы, подтверждающие льготы, и заявления они могут направить работодателю в любое время. Такую позицию неоднократно озвучивали и сами инспекции труда (см., например, Памятку работодателю по составлению графика отпусков, размещенную на официальном сайте ГИТ в Хабаровском крае <2>).

Лица с семейными обязанностями

Законодательством РФ не установлена гарантия предоставления отпуска в определенное время (например, летом) лицам с семейными обязанностями (см. гл. 19 и 41 ТК РФ). Однако имеется не отмененное Постановление ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», пп. «б» п. 3 которого установил для работающих женщин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время. В соответствии со ст. 423 ТК РФ указанный нормативный правовой акт можно применять постольку, поскольку он не противоречит ТК РФ.

Следует добавить, что Решением Верховного Суда РФ от 17.06.2014 N АКПИ14-440 названная норма признана не противоречащей положениям ТК РФ и не носящей дискриминационный характер по отношению к другим работникам.

Стаж работы

Многолетняя работа на предприятии не гарантирует работнику «льготного» положения при определении очередности и времени отпуска. Напомним, что отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

Другими словами, здесь работодатель не связан требованиями ч. 2 ст. 122 ТК РФ, поэтому ограничений по стажу работы в текущем году, необходимому для предоставления отпуска, нет. Если работодатель при составлении графика отпусков учитывает пожелания работников, то работнику в будущем году отпуск может быть предоставлен и через два месяца после прошедшего ежегодного отпуска в текущем году, то есть через любое, даже небольшое время после очередного отпуска.

Если же работник не относится к льготным категориям, то работодатель не обязан удовлетворять просьбу сотрудника, но может пойти ему навстречу, если это возможно.

Заявление о переносе отпуска может быть написано:

— если время отпуска по графику прошло и работник по каким-то причинам не отгулял весь отпуск или его часть. Обычно такая необходимость возникает, если сотрудник был отозван из отпуска или заболел во время его;

— если сотрудник просит о новых датах до отпуска, указанного в графике отпусков. Тогда можно как написать обычное заявление, так и сослаться на утвержденный график.

Если работодатель обязан предоставить отпуск работнику по его желанию или если он не против просьбы сотрудника о переносе дат отдыха, он должен издать приказ.

Как поступить с графиком отпусков в случае изменений? Если меняется период отпуска, то все данные, связанные с переносом отпуска, предусмотрены в документе. Так, дату следует поставить в графе 7 «Дата фактическая» графика отпусков после того, как сотрудник фактически использует отпуск. В графах 8 — 10 графика указываются причины изменений. В графе 8 «Основание (документ)» отразите реквизиты приказа о переносе отпуска, в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — новый период отдыха. Графу 10 «Примечание» заполнять не обязательно, но там можно указать причины переноса отпуска, например то, что отпуск перенесен в связи с уходом в отпуск по беременности и родам супруги работника, как в примерах 3 — 4.

Некоторые специалисты вносят изменения в график отпусков, издавая соответствующий приказ. Наиболее вероятен случай, когда в график вносятся дополнения в связи с приемом нового сотрудника уже после утверждения документа. Однако документами, подтверждающими правомерное использование ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудником, который трудится у работодателя первый год, являются заявление и приказ об отпуске.

Подведем итоги. Отпуск должен предоставляться работнику каждый год в количестве не менее 28 дней (или более — в силу норм законодательства).

В графике отпусков должны быть предусмотрены отпуска работников, которые были приняты и после составления графика, если к моменту окончания года сотрудник проработает на предприятии 11 месяцев. Причем закон позволяет предусмотреть и предоставить отпуск таким «новичкам» и ранее этого срока, в том числе ранее шести месяцев стажа работника на данном предприятии.

Указанные изменения необходимо отражать в графике отпусков, внося в ранее утвержденный график изменения и/или дополнения и утверждая их приказом работодателя.

В некоторых случаях работодатель обязан запрашивать мнение по вопросу удобного времени будущего отпуска и учитывать его при составлении графика отпусков на следующий год.

Закон не налагает на сотрудника обязанность представлять работодателю при приеме на работу или перед составлением графика отпусков на очередной год документы, подтверждающие его право на отпуск в удобное для него время.

Работник, обладающий в силу закона правом на отпуск в удобное для него время, может выразить свое желание взять отпуск в любой момент, а не тогда, когда утверждается график отпусков. При этом внесенная в график информация о том, что ему предусмотрен отпуск, например, зимой, не будет иметь правового значения для реализации его права на отпуск в удобное для него время.

Если самим законом сотрудник не отнесен к «льготной» категории работников, имеющих право выбора времени отпуска в удобное для них время, отпуск ему может быть запланирован самим работодателем и без учета его мнения.

Как видите, работодатель наделен большими правами в части определения очередности отпусков и приоритетного времени их предоставления работникам. Он, по сути, вправе предоставить отпуска не в «сезон» под предлогом того, что предоставление отпуска летом негативно скажется на производственном процессе. Но большинство работодателей в целях исключения конфликтных ситуаций по поводу очередности отпусков и соблюдения интересов работников перед составлением графика отпусков на будущий год все-таки руководствуются пожеланиями работников (запрашиваемых у них с учетом мнения их непосредственных руководителей), а не только нормами закона и правом на свое усмотрение устанавливать очередность отпусков.

Все работающие люди имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Но чтобы все сотрудники одновременно не ушли в отпуск, а работа предприятия не остановилась, практикуется составление графика отпусков, который с одной стороны гарантирует права работников на отдых, а с другой – защищает работодателя.

Что представляет собой график отпусков?

По сути, график отпусков является расписанием ежегодных отпусков сотрудников, который составляется для того, чтобы установить очередность отдыха и обеспечить пребывание на работе нужного количества людей.

Существуют определенные правила составления графика отпусков. Так, график отпусков составляется и утверждается один раз в год, без права вносить в него изменения (можно записать туда только изменения в сроках отпусков, если они имеют место, а изменение сроков отпуска возможно только на основании такого документа, как приказ о переносе отпуска, подписанный руководителем организации). Он согласовывается с администрацией предприятия и профсоюзным органом (если таковой имеется).

График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и, конечно, с учетом особенностей рабочего процесса. Коллективным договором или другим нормативным актом может быть установлена максимальная численность людей, которые, работая в определенном подразделении, могут одновременно находиться в отпуске. Это делается для того, чтобы не страдал и не останавливался рабочий процесс.

К составлению графика отпусков нужно приступать в ноябре, а утвержден руководителем он должен быть не позднее 16 декабря, то есть, за две недели до наступления нового календарного года, как того требует Трудовой кодекс.

Если на работу в течение года устраиваются новые сотрудники, их не вносят в график, а отпуска им предоставляются по согласования с администрацией.

Нужен ли график отпусков, если организация маленькая?

График отпусков должен быть в любом учреждении, независимо от того, сколько сотрудников там работает. Согласно Трудовому кодексу этот документ является обязательным, как для работника, так и для работодателя. Он дает работнику необходимые гарантии, а работодателя заставляет соблюдать закон. Кроме того, именно графиком отпусков устанавливается очередность отдыха сотрудников. Ну а те, кто считает, что соблюдать требования Трудового кодекса не обязательно, должны быть готовы к штрафам, которые налагает трудовая инспекция на работодателей за отсутствие утвержденного графика отпусков.

Права отдельных категорий работников при составлении графика отпусков

Во время составления графика отпусков необходимо учитывать, что некоторые категории работников (список представлен в таблице ниже) имеют право получить очередной отпуск в определенное время. Например, женщины, у которых двое (и больше) детей, возраст которых до 12 лет, имеют первоочередное право на отпуск в летнее время. Такие же льготы предусмотрены для отцов-одиночек, Ветеранов войны и труда, сотрудников младше 18 лет, опекунов или попечителей, Ветеранов боевых действий, людей, имеющих звания Героя России, Героя Советского Союза, полных кавалеров орденов Славы. Кроме того, одновременно с мужем (женой) могут уйти в отпуск и супруги военнослужащих.

№	Категория работников	Нормативный правовой документ
1	Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС	Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (с изм. на 25.07.2002)
2	Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы	Закон РФ от 15.01.1993 № 4301-I «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» (с изм. на 13.07.2001)
3	Граждане, награжденные знаком «Почетный донор России»	Закон РФ от 09.06.1993 № 5142-I «О донорстве крови и ее компонентов» (с изм. на 16.04.2001)
4	Ветераны Великой Отечественной войны, иные участники Великой Отечественной войны и боевых действий, ветераны труда	Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» (с изм. на 25.07.2002)
5	Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой славы	Федеральный закон от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»
6	Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр)	Федеральный закон от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»

Как правильно составить график отпусков?

График отпусков организации является локальным актом, в котором содержится информации об очередности отпусков работников всех структурных подразделений. Для его составления существует определенная форма, а образец графика отпусков можно найти в интернете. Каждое структурное подразделение организации имеет свой график отпусков. Так делается на многих предприятиях, и эта схема считается самой удобной: сначала руководители отделов составляют свои графики в зависимости от потребности отдела в количестве необходимого персонала, а потом уже отдел кадров корректирует поданные графики с учетом существующих льгот.

После этого кадровики передают исправленные (если в этом есть необходимость) графики на обсуждение работникам, чьи отпуска были по каким-то причинам передвинуты, и руководителям отделов для согласования. В этом тоже есть смысл, так как только руководитель отдела может сказать, какие сотрудники должны присутствовать на рабочих местах в конкретное время года. А что касается переноса отпуска работникам, которое может иметь место во время корректировки, то иногда при смещении отпуска одного сотрудника, смещается отпуска и еще нескольких, что тоже требует согласования с теми, чьи интересы это затронуло.

После согласования и урегулирования всех спорных вопросов исправленные графики снова передаются в отдел кадров, где уже составляется сводный график на все предприятие.

Составление графика отпусков в небольших учреждениях

Для небольших предприятий привычным является предварительный опрос работников о времени отпуска, который проводят сотрудники отдела кадров или руководители структурных подразделений. Чтобы избежать лишних проблем и разночтений в пожеланиях работников, инспекторы по труду рекомендуют не просто проводить опрос работников, а оформлять его результат официально, с подписью самого работника, которая будет подтверждать, что он не возражает против конкретного времени отпуска, которое ему предложено. После сбора данных о пожеланиях сотрудников, нужно взять образец составления графика отпусков () и создать проект документа, который еще раз придется согласовать с руководителями структурных подразделений.

Важные моменты, которые нужно учитывать при составлении графика отпусков

При составлении графика отпусков кроме пожеланий работников необходимо также учитывать и требования действующего законодательства. А именно:

Стаж работы – право на оплачиваемый отпуск имеют работники, стаж работы которых на момент составления графика отпусков не меньше шести месяцев (при этом работника нужно предупредить, что его отпуск может быть отодвинут). Кроме того, если в период, за который предоставляется очередной отпуск, сотрудник брал дополнительные отпуска без сохранения заработной платы, срок которых больше семи календарных дней, или находился в отпуске по уходу за ребенком, то это время не включается в стаж, дающий право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Такие ситуации предусматривают перенос отпуска по соглашению между работником и работодателем даже в том случае, если отпуск запланирован и включен в график, поскольку отсутствие необходимого стажа у работника – юридически значимое основание, позволяющее внести изменения в график.
Отдельные категории сотрудников могут получить ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа. К ним относятся: работники, которым еще не исполнилось 18 лет, женщины перед отпуском по беременности или же после него, усыновители детей, не достигших трехмесячного возраста. Конечно, составляя график, реально запланировать только отпуска несовершеннолетних работников или принятых на работу беременных женщин. Во всех остальных случаях отпуск может быть предоставлен до того, как истечет шестимесячный срок непрерывной работы сотрудника в организации, только по заявлению работника и согласования с администрацией. На сегодняшний день Трудовой кодекс не предусматривает предоставление отпуска пропорционально отработанному времени, следовательно, при предоставлении отпуска авансом – до истечения полугода работы на предприятии – оплата отпускных должна быть произведена в полном объеме, а отпуск предоставлен полностью.
Дополнительные ежегодные отпуска предусмотрены во многих организациях. Они могут быть связаны с вредными или же опасными условиями труда. Такие отпуска тоже вносятся в график, но стаж, который дает право использовать такой отпуск, включает только фактически отработанное время. И возможность получить дополнительный отпуск авансом законом не предусмотрена.
Два отпуска могут получить в одном календарном году те, кто был принят на работу в конце прошлого календарного года, например, в октябре. В этом случае сотрудник по закону может уйти в отпуск в мае и до конца года взять еще один оплачиваемый отпуск, но уже за другой год (взять отпуск за второй и последующие года работник имеет право в любое время года по своему желанию). Такая возможность должна быть предусмотрена еще на этапе составления проекта графика и, конечно, должна быть внесена в бланк графика отпусков.
Очередность отпусков устанавливается не только согласно пожеланиям работников, а еще и в зависимости от того, имеются ли на предприятии сотрудники, которые имеют первоочередное право использовать ежегодный отпуск в летнее время или в то, которое они выберут по своему желанию. Чтобы учесть интересы этой категории сотрудников, составляется список тех, у кого есть такое право.
Сотрудники, работающие по совместительству, имеют право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в то же самое время, что и на основной работе. Для этого они должны представить подтверждающий документ – справку с основного места работы о сроках отпуска.
Работники, которые по каким-то причинам не использовавшие отпуск за прошлый год, также имеют право первоочередного ухода в отпуск или выбора удобного для них времени.
Работники, собирающиеся поступать в ВУЗы, а также те, у кого есть дети – выпускники 11 или 9 классов тоже имеют право выбрать время отпуска самостоятельно. Особенно это касается работников предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, если обучение их детей планируется в другом регионе. В этом случае для сопровождения ребенка в учебное заведение сотрудник имеет право на полный отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) в то время, когда проходят вступительные экзамены.
Продолжительность отпуска в нашей стране 28 календарных дней. Но при наличии на предприятии дополнительных отпусков очередной отпуск может быть увеличен. Это относится и к некоторым категориям работников, для которых предусмотрены более длительные отпуска:

№	Категории работников, виды работ, производств	Продолжительность ежегодного отпуска	Нормативный правовой акт
1	Работники в возрасте до 18 лет	31 календарный день	Трудовой кодекс РФ - статья 267
2	Педагогические работники образовательных учреждений	42, 56 календарных дней (конкретная продолжительность установлена постановлением Правительства РФ от 01.10.2002 № 724)	Трудовой кодекс РФ - статья 334
3	Инвалиды, занятые в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности	не менее 30 календарных дней	Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (с изм. на 29.05.2002) - статья 23
4	Граждане пожилого возраста и инвалиды, проживающие в стационарных учреждениях социального обслуживания, работающие на условиях трудового договора	30 календарных дней	Федеральный закон от 02.08.1995 № 122-ФЗ «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста» - статья 13
5	Государственные служащие		Федеральный закон от 31.07.1995 № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации» (с изм. на 07.11.2000) -статья 18
6	Муниципальные служащие	не менее 30 календарных дней (для отдельных категорий отпуск м.б. большей продолжительности)	Федеральный закон от 08.01.1998 № 8-ФЗ «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) - статья 17
7	Судьи	30 рабочих дней; 45 рабочих дней (в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, и в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями, где установлены коэффициенты к заработной плате); 51 рабочий день (в районах Крайнего Севера)	Закон РФ от 26.06.1992 № 3132-I «О статусе судей в Российской Федерации» (с изм. на 15.12.2001) - статья 19
8	Работники прокуратуры (прокуроры и следователи, научные и педагогические работники)	30 календарных дней	Закон РФ от 17.01.1992 № 2202-I «О прокуратуре Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) -статья 414
9	Прокуроры и следователи, работающие в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями	не менее 45 календарных дней	Примечание. Конкретная продолжительность установлена Правительством РФ (постановление 06.03.1996 № 242): 54 календарных дня - в районах Крайнего Севера; 46 календарных дней - в приравненных к районам Крайнего Севера местностях.
10	Сотрудники налоговой полиции	30 календарных дней; 45 календарных дней (при прохождении службы в местностях с тяжелыми климатическими условиями)	Федеральный закон от 24.06.1993 № 5238-I «О федеральных органах налоговой полиции» (с изм. на 25.07.2002) - статья 13 Положение о прохождении службы в органах налоговой полиции Российской Федерации (постановление Верховного Совета РФ от 20.05.1993 № 4991-I (с изм. на 30.06.2002)
11	Сотрудники милиции	30 суток плюс время, необходимое для проезда к месту проведения отпуска и обратно	Закон РФ от 18.04.1991 № 1026-I «О милиции» (с изм. на 25.04.2002) - статья 20
12	Сотрудники таможенных органов	30 календарных дней без учета времени следования к месту проведения отпуска и обратно	Федеральный закон от 21.07.1997 № 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) - статья 36
13	Члены Совета Федерации Депутаты Государственной Думы	48 рабочих дней	Закон РФ от 08.05.1994 № 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) - статьи 28, 40
14	Помощник члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, работающий по трудовому договору	до 36 рабочих дней
15	Граждане, занятые на работах с химическим оружием	56 календарных дней (по первой группе работ); 49 календарных дней (по второй группе работ)	Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием» (с изм. на 25.07.2002) - статья 5
16	Спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб, профессиональных аварийно-спасательных формирований	30 суток - имеющие непрерывный стаж работы в профессиональных аварийно-спасательных службах, профессиональных аварийно-спасательных формированиях на должностях спасателей до 10 лет; 35 суток - имеющие стаж работы в указанных выше службах и формированиях более 10 лет; 40 суток - имеющие стаж работы в указанных выше службах и формированиях более 15 лет	Федеральный закон от 22.08.1995 № 151-ФЗ «Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей» (с изм. на 24.03.2001) - статья 28

Форма Т-7: зачем она и где её скачать?

На сегодняшний день действует форма Т7 графика отпусков, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России в 2001 году. Некоторые кадровики считают, что график отпусков можно оформить и в произвольной форме. Но, поскольку существуют унифицированные формы учетной документации, к которым и относится форма Т7, для составления графика отпусков стоит пользоваться именно ей. К тому же для финансовой структуры предприятия форма Т7 является документом, на основании которого будут производиться выплаты отпускных сотрудникам. Так что вопрос об использовании или не использовании формы Т7 является бессмысленным.

Конечно, иногда при разбивке отпуска на части или необходимости ознакомить сотрудника с тем, что он уходит в отпуск (это нужно делать за две недели до начала отпуска) возникают сложности, так как форма Т7 не предусматривает подобных действий. Но эту проблему все решают по-своему. Например, задействуют дополнительные строки или добавляют лишнюю графу для подписи работника (а некоторые прилагают к графику отпусков дополнительный ознакомительный лист).

Многих интересует вопрос, нужен ли приказ об утверждении графика отпусков? Нет, не нужен. Так как форма Т7 содержит в шапке раздел «Утверждаю», где руководитель ставит свою подпись, она сама является приказом, так что необходимости в еще одном дополнительном приказе нет.

Скачать бланк формы №Т-7 можно по .

График отпусков и профсоюз

Унифицированная форма графика отпусков создавалась с учетом требований КЗоТ и, соответственно, имеет шаблон грифа согласования с профсоюзом. Сейчас Трудовой кодекс не требует согласовывать график отпусков с профсоюзной организацией. Но если профсоюз на предприятии существует, то согласование графика с председателем профсоюзного органа производится. Если же профсоюза нет, то это указывается в шаблоне.

Само согласование с профсоюзом производится еще на стадии проекта графика отпусков. Когда он уже составлен, но еще не утвержден руководителем организации. Проект подписывает начальник кадрового отдела и руководители структурных подразделений. Потом с ним знакомится представитель профсоюза. Согласованный с профсоюзом график поступает на подпись руководителю, после чего он считается полностью законным и не может оспариваться работниками.

Как перенести отпуск сотруднику?

Если по какой-то причине сотрудник не может уйти в отпуск в определенное графиком время (это может быть как производственная необходимость, так и личные причины), то он должен подать заявление о переносе отпуска. При положительном решении вопроса издается приказ руководителя, а в графике отпусков делаются соответствующие записи в графах 7-9. Если отпуск отменяется по причине, которая связана с производственным процессом, или сотрудник отзывается из отпуска, то перенос отпуска на следующий год фиксируется в графе №10 – «Примечание».

Чтобы грамотно составить график отпусков, нужно знать нормы существующего законодательства и помнить, что:

начальник и заместитель не могут уйти в отпуск одновременно
в подразделении должно оставаться такое количество сотрудников, которое может поддерживать его нормальное функционирование
одновременно не могут уйти в отпуск специалисты одного профиля
накопившийся за несколько лет отпуск не стоит суммировать, лучше разбить его на несколько частей
не нужно возлагать обязанности работника находящегося в отпуске на того, кто имеет право уйти в отпуск вне очереди
распределять отпуска нужно так, чтобы не страдал рабочий процесс и сотрудники

А чтобы не делать лишнюю работу, исправляя проект графика, лучше заранее согласовать с работниками и руководителями структурных подразделений сроки отпусков и разбивку отпуска на части (если они хотят разделить его).

График отпусков – внутренний документ, в котором зафиксирована очередность предоставления сотрудникам предприятия ежегодных отпусков. Часть 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков определяет как обязательный локальный акт и для предприятия, и для работника. Исключение составляют только наниматели — физические лица. Если у такого работодателя немного сотрудников, то порядок предоставления и дата ухода в отпуск определяются по соглашению сторон. При большом количестве работающих желательно утвердить график. Помимо Трудового кодекса в письмах Роструда разъясняется, обязательно ли составлять график отпусков.

Для чего нужен график отпусков

Необходимость документа очевидна. Работодателю график позволяет решать ряд организационных вопросов:

осуществить контроль своевременного предоставления сотрудникам отпуска и не допускать, чтобы неиспользованные периоды накапливались;
заранее оформить отпуск и вовремя начислить отпускные. Согласно ч.9 ст.136 ТК перечислить деньги нужно за 3 дня до ухода в отпуск;
найти отпускнику замену для обеспечения бесперебойной работы.

Планирование графика отпусков помогает работникам заранее организовать свой отдых.

Так как график отпусков считается документом обязательным, его могут потребовать при проверке организации Рострудинспекцией. Если предприятие его не предоставит, то в соответствии со ст. 5.27 КоАП может быть взыскан штраф от 30 000 до 50 000 руб. с предприятия, а с должностного лица, либо индивидуального предпринимателя от 1000 до 5000 руб.

Наказания за нарушение графика отпусков Трудовой кодекс не предусматривает. Если наниматель отказывается отпустить работника на отдых по утвержденному графику, для него ст. 5.27 КоАП введена административная ответственность.

Обратите внимание: работодатель вправе предложить сотруднику перенести отпуск, если возникает производственная необходимость. При отказе работника отпуск необходимо предоставить в соответствии с графиком.

Сроки, когда должен быть составлен график отпусков, зафиксированы в трудовом законодательстве. Им также устанавливается информация, подлежащая включению в документ:

Перечень работников. Перечисляются все сотрудники, с которыми заключен трудовой контракт.
Длительность отпуска. Указываются все дни отдыха, положенные рабочему (совокупность ежегодного оплачиваемого, дополнительного оплачиваемого отдыха).
Дата выхода:
1. конкретное число и месяц;
2. только месяц (затем работник составляет заявление на определенный день этого месяца).
Раздел отпуска. Указывается, будет ли отпуск сотрудника разделен (минимальная продолжительность одной из частей – 14 дней).

В документ должны быть включены сотрудники, работающие только по трудовому договору. Лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, ежегодный оплачиваемый отпуск не полагается, поэтому, в график их не вносят.

Отсутствие одного из разделов является основанием признания графика отпусков недействительным документом.

Итак, распределение отпусков по Трудовому кодексу и их документальная фиксация производится в графике отпусков. Законодательством устанавливается содержание документа и порядок его принятия.

Как составить график

Правила составления графика отпусков, которые необходимо соблюдать, предусматривает ст. 123 ТК

Утвердить документ нужно до нового года не позже, чем за 2 недели.
При составлении предварительного графика учитывают личное желание сотрудника, и право некоторых работников на выбор удобного для них времени отдыха.
Сотрудника нужно оповестить о начале отпуска под расписку за 2 недели. Каким образом его уведомить, отдел кадров определяет самостоятельно. Это могут быть специальные ведомости, извещения, ознакомительные листы. Удобно будет внести в форму отдельные графы, где сотрудник сможет поставить соответствующие отметки.
Если на предприятии есть профсоюз, с ним нужно согласовать окончательный вариант.

В видео рассмотрены правила составления графика отпусков на будущий год

В остальном при планировании отпусков работников и составлении графика отпусков принимают во внимание особенности производственного цикла на предприятии. Если в организации много отделов или подразделений, то сначала каждое из них составляет свой проект документа, затем отдел кадров создает сводный график с учетом равномерного распределения отпускных периодов в течение всего года.

В график вводятся ежегодный отпуск и дополнительный отпуск, если на него есть право. Неиспользованный отпуск на предыдущие периоды можно внести в график на очередной год или предоставить его по согласованию с работником.

Согласно ст. 115 ТК оплачиваемый ежегодный отпуск составляет 28 рабочих дней. У некоторых групп работников предусмотрен более продолжительный отпуск. Это государственные служащие, педагоги, работники моложе 18 лет, инвалиды. Некоторым работникам полагается дополнительный отпуск. Это лица, которые трудятся на вредных производствах — , на Крайнем Севере, имеющие ненормированное рабочее время.

По согласованию с сотрудником отпуск допустимо разбить на части. Больше информации о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части — по ссылке .

Обратите внимание: в соответствии со ст. 125 ТК при разделении отпуска одна его часть должна составить минимум 14 календарных дней.

При составлении документа необходимо учитывать, что есть категории лиц, которым отпуск предприятие обязано предоставить в удобное для них время, а именно:

Дополнительно

В график отпусков не включается отпуск по беременности и родам, а также отпуск по уходу за ребенком. Кроме того, беременная сотрудница вправе написать заявление с просьбой предоставить ей ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для нее время, несмотря на утвержденный график. Причем, работодатель не имеет права отказать ей. В статье более подробная информация об уходе в отпуск перед декретом или после него.

сотрудники младше 18 лет;
почетные доноры;
воспитывающие ребенка-инвалида не старше 18 лет;
имеющие двоих и более детей не старше 12 лет;
отозванные из ежегодного отпуска;
внешние совместители.

Такие сотрудники могут по желанию изменить уже назначенную дату отпуска, для этого ему нужно написать заявление. Отказать работодатель не имеет права.

Если трудиться на предприятии работник начал, когда график уже утвержден, в отпуск он идет на основании приказа. При этом сотрудника можно не включать в график отпусков.

Как заполнить форму графика отпусков

Предприятие может применять унифицированную форму № Т-7 либо утвердить самостоятельно разработанный график с учетом положений закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , которые касаются обязательных реквизитов в первичном документе.

Перед подписанием окончательного варианта графика у руководителя, необходимо заполнить графы 1-6. В них указывают следующую информацию:

Подразделение, в котором числится сотрудник.
Его должность по штатному расписанию.
Фамилия, имя, отчество.
Номер в табеле.
Общее число дней отпуска, включая дополнительный и неиспользованный. Если отпуск разделен на части, это отражается в отдельной строке.
Дата начала.

В этом виде документ отправляется на утверждение руководителю предприятия. После подписания с графиком нужно ознакомить под роспись всех сотрудников. Для этого, как уже говорилось, можно предусмотреть специальные графы либо оформить отдельным документом.

Об особенностях составления и заполнения графика отпусков смотрите в следующем видеоролике

Остальные графы в документе заполняют в течение года. В них фиксируют:

фактическую дату ухода в отпуск;
при или внутри текущего года – реквизиты приказа, на основании которого он перенесен;
предполагаемую дату переноса;
дополнительную информацию: причину переноса или отзыва из отпуска и т.п.

Оригинал документа должен храниться в отделе кадров в течение года.

Как внести в график изменения

В документ изменения нужно вносить в двух случаях:

Когда отпуск переносится по согласованию с работником. Эта информация вносится в графы 8-9.
Когда сотрудника отозвали из отпуска (подробнее об отзыве работника из ежегодного отпуска можно узнать ). Сведения отображаются следующим образом: в графе 10 – отметка об отзыве и дата прекращения отпуска, в 8 графе – реквизиты документа об отзыве, в 9 – дата начала оставшейся части отпуска.

Часто встречающиеся ошибки

Иногда в процессе составления графика отпусков допускают типичные ошибки, которые проверяющие органы могут расценить как нарушение законодательства о труде и наложить штрафные санкции. Чаще всего встречаются следующие просчеты:

Нарушение срока подписания графика (менее чем за 2 недели до нового года).
Составление документа без учета пожеланий сотрудников, несоблюдение преимущественного права работника на выбор удобного для него времени отпуска.
Несоблюдение необходимого количества предоставляемых дней при разбиении отпуска на части.
Отсутствие документов или отметок о том, что работник ознакомлен с графиком.

Таким образом, при составлении графика отпусков следует принимать во внимание все положения ТК РФ и особенности производственной деятельности, чтобы рабочий процесс был непрерывным, и не нарушалось право работников на отдых.

Чтобы узнать больше о составлении графика отпусков – задавайте вопросы в комментариях к статье

Осталось чуть больше месяца, чтобы составить и утвердить график отпусков. Как правильно его подготовить и какие моменты при этом следует учесть, расскажем в статье.

Согласно пункту 5 статьи 37 Конституции РФ каждому гражданину, работающему по трудовому договору, гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск. Очередность предоставления отпусков работникам одной организации определяется графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

СОСТАВЛЯТЬ ИЛИ НЕ СОСТАВЛЯТЬ?

Во многих организациях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. Эта практика нарушает права работника, поскольку он лишен возможности планировать время отдыха и организовать его наиболее эффективным образом. Иногда сотрудник вообще не может воспользоваться гарантированным правом на отдых в течение календарного года.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Составление графика отпусков предписано Трудовым кодексом (ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ). График отпусков относится к тем документам, которые прежде всего проверяют сотрудники Рострудинспекции. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства работодателя могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить деятельность компании на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Зачем работодателю график отпусков

Составление графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и дает ряд преимуществ работодателю.

Во-первых, если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Во-вторых, у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику.

В-третьих, график позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сот рудников не будут накапливаться не отгулянные отпуска.

С ЧЕГО НАЧАТЬ

Прежде чем составить график отпусков, необходимо учесть:
—положения действующего законодательства РФ об отпусках;
—специфику деятельности организации (например, наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск, распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, планы развития (сворачивания) производства);
—пожелания работников.

Право на отпуск

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Право на его использование у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

ПРИМЕР 1.

Инженер Н.А. Гайкин приступил к работе 23 апреля 2008 го да. С какого дня он имеет право взять первый отпуск?

РЕШЕНИЕ. Право на отпуск за первый год работы возникнет у Н.А. Гайкина 23 октября 2008 года.

График отпусков составляется на очередной календарный год (с 1 января по 31 декабря) с учетом того, когда начался рабочий год каждого сотрудника. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время в соответствии с очередностью, установленной графиком (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

ПРИМЕР 2.

Инженер Н.А. Гайкин, приступивший к работе 23 апреля 2008года, в 2008 году не воспользовался правом пойти в отпуск. В графике отпусков на 2009 год запланировано три отпускных периода для этого работника:
— с 12 января 2009 года — 28 календарных дней за 2008 год;
— с 16 марта 2009 года — 14 календарных дней за 2009 год;
— с 31 августа 2009 года — 14 календарных дней за 2009 год.

Правильно ли составлен график отпусков?

РЕШЕНИЕ. Неверным является предоставление отпуска за рабочий год, который еще не начался (его начало приходится на 23 апреля 2009 года), поскольку он предоставляется за отработанный, так называемый рабочий, а не календарный год.

Первый отпуск с 12 января 2009 года будет правомерно предоставлен за период с 23 апреля 2008 года по 22 апреля 2009 года.

Второй отпуск на 14 календарных дней с 16 марта 2009 года запланирован неправомерно, поскольку период, за который он предоставляется (второй рабочий год с 23 апреля 2009 года по 22 апреля 2010 года), к моменту начала отпуска еще не наступит. У работника не возникнет права на отпуск за второй рабочий год.

Отпуск с 31 августа на 14 календарных дней запланирован правомерно, поскольку в соответствии с трудовым законодательством отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время этого рабочего года.

Необходимо внести изменения в график отпусков и перенести дату начала второго отпускного периода на более позднее время (после 23 апреля 2009 года).

Отпускной стаж

Согласно части 1 статьи 121 Трудового кодекса в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается:
—время фактической работы;
—время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность);
—время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении в прежней организации;
—период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
—время предоставляемых по просьбе работника отпусков без со хранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Обратите внимание: в предыдущей редакции статьи 121 Трудового кодекса говорилось, что время отпуска за свой счет не включается в трудовой стаж, если его общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года. Специалисты толковали это по-разному. Одни считали, что, если общее количество отгулов, взятых работником за свой счет, превысило 14 дней, они полностью не учитываются при расчете стажа. Другие настаивали, что нужно исключить только дни начиная с 15-го. В новой редакции эта неясность устранена: теперь четко указано, что в стаже работы не учитываются отпуска за свой счет, превышающие 14 дней.

В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включается время (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):
—отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин;
—отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными (опасными) условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Отпускной стаж влияет на момент завершения очередного рабочего года. Если работник, к примеру, брал длительный отпуск за свой счет, окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней, превышающее 14.

Если последний день рабочего года переносится на более поздний срок, количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которое может претендовать работник, изменяется. Если отпускной стаж не прерывается, то по истечении рабочего года сотрудник сможет отгулять 28 календарных дней. В противном случае ему полагается меньше отпускных дней. Как их рассчитать? Особой методики для этого не предусмотрено. На практике используется два варианта.

Первый вариант. Вначале нужно определить количество полных месяцев, которые включаются в отпускной стаж за определенный рабочий год. За каждый из них работнику полагается 2,33 дня отпуска (28 календ. дн. : 12 мес.). Сложность возникает при расчете дней отпуска, которые полагаются сотруднику за не полностью отработанный месяц рабочего года. В этом случае можно применить другой способ расчета.

Второй вариант. Он дает возможность более точно рассчитать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в определенный момент. Расчет строится не на основе календарных месяцев, а исходя из календарных дней. Определяется количество календарных дней, приходящихся на отработанное в течение рабочего года время. В полностью отработанном рабочем году — 365 (366) календарных дней. За это время работнику полагается 28 календарных дней отпуска. Если в рабочем году были периоды, исключаемые из отпускного стажа, то сотрудник имеет право на меньшее количество календарных дней отпуска. Например, 326 календарных дней из 365 возможных, приходящихся на отработанное в рабочем году время, дают право на 25 календарных дней от пуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн. x 326 календ. дн.). Рассмотрим пример.

ПРИМЕР 3.

К.С. Бубликов поступил на работу в ООО «Сласти» 2 мая 2007 года. В июне 2008 года он находился в неоплачиваемом отпуске продолжительностью 20 календарных дней.

С 2 мая 2009 года работник планирует уйти в отпуск. Необходимо определить, сколько календарных дней отпуска полагается работнику по состоянию на 1 мая 2009 года включительно, если отпуск за первый рабочий год он использовал полностью.

РЕШЕНИЕ. Первый рабочий год сотрудника закончился 1 мая 2008 года. За этот период он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме.

Теперь нужно выяснить, когда закончится второй рабочий год. Если бы К.С. Бубликов не брал неоплачиваемый отпуск в 2008 году, второй рабочий год закончился бы 1 мая 2009 года. Но в данной ситуации рабочий год сдвинется на шесть календарных дней (20 календ. дн. - 14 календ. дн.). То есть 14 календарных дней отпуска за свой счет не исключаются из стажа. Таким образом, за период с 2 мая 2008 года по 1 мая 2009 года отпускной стаж сотрудника составит 359 календ. дн. (365 календ. дн. - 6 календ. дн.).

За один календарный день, приходящийся на отработанное время во втором рабочем году, сотрудник заработал 0,0767 дня отпуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн.). Следовательно, за 359 календарных дней работнику полагается 27,54 календарного дня отпуска (359 календ. дн. x 0,0767 дн.). Фактически сотруднику можно предоставить 27 календарных дней отпуска, поскольку 0,46 дня (1 дн. - 0,54 дн.) к указанной дате он еще не заработал.

Продолжительность отпуска увеличивается

Продолжительность отпуска, планируемого на следующий календарный год, зависит не только от даты возникновения соответствующего права и отпускного стажа. К рассчитанной продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска следует добавить не использованное работником количество календарных дней отпуска за предыдущий период.

Кроме того, необходимо учесть, что некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116—119, 173— 176 и 350 ТК РФ). Согласно части 2 статьи 120 Трудового кодекса при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Это значит, что в графике от пусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.

ВРЕМЯ ОТПУСКА ВЫБИРАЕТ РАБОТНИК

Некоторым работникам работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время (даже до истечения шести месяцев с начала работы у данного работодателя). Перечень таких лиц приведен в таблице на стр. 1, стр. 2.

УЧИТЫВАЕМ СПЕЦИФИКУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Как правило, работники хотят отдыхать летом или в начале осени. Но при составлении графика отпусков работодатель должен не только учитывать пожелания сотрудников, но и обеспечить непрерывную работу организации. По этой причине руководитель вправе равномерно распределять от пуска работников организации в течение всего года. Он может установить, что в течение каждого месяца в отпусках может находиться не более 8,33% персонала (100% : 12 мес), либо применить иное основание распределения времени начала отпусков. Имеет смысл устанавливать некую очередность отпусков среди работников родственных профессий (должностей) одного подразделения, например среди продавцов магазина, специалистов отдела, рабочих одной специальности отдельного цеха (участка).

Учитываем пожелания работников

В некоторых случаях при подготовке графика работодатель имеет возможность учесть пожелания работников по поводу планирования отпуска.

Форма, в которой работники могут выразить свои пожелания относительно даты начала отпуска, разделения его на части и переноса, законодательно не установлена, поэтому кадровая служба решает этот вопрос самостоятельно. Можно попросить работника написать заявление с указанием предполагаемой даты начала отпуска в произвольной форме. Это удобно, когда в организации численность работников невелика (до 20 человек) (см. образец заявления).

Непосредственный начальник работника должен поставить на заявлении свою визу.

В организации с большой численностью сотрудников удобнее составлять ведомость планирования отпусков по каждому подразделению. В ней нужно предусмотреть свободные графы, в которых работники могут изложить свои пожелания (см. образец ведомости).

СОСТАВЛЯЕМ ГРАФИК ОТПУСКОВ

График составляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Сведения о времени распределения отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год отражаются в графике по месяцам в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две не дели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Так, график на 2009 год — не позднее 17 декабря 2008 года.

График подписывается руководителями кадровой службы и структурных подразделений и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом.

Если в организации есть профсоюзный орган, график согласуется с ним в обязательном порядке (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 Трудового кодекса.

Срок хранения графика — один год (ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом от 06.10.2000).

Какие виды отпусков отражаются в графике

Дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска. Помимо основных ежегодных отпусков в графике отражаются дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска.

Обратите внимание: дополнительные отпуска без сохранения за работной платы в графике не отражаются. Категории лиц, которым полагается такой отпуск, перечислены в статье 263 Трудового кодекса.

Неотгулянные отпуска. Отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года, в том числе и перенесенные на следующий год, также учитываются при составлении графика.

Отпуска, предоставленные внешним совместителям. О возможности учета таких отпусков в графике в Трудовом кодексе не говорится. Но если внешний совместитель сообщит о дате начала отпуска на основной работе, то кадровая служба учтет это при составлении графика, а работодатель сможет решить, когда предоставить отпуск другим сотрудникам.

Заполняем форму № Т-7

На этапе планирования отпусков сотрудник кадровой службы заполняет только графы 1—6 формы № Т-7.

Наименования должностей в графе 2 указываются в соответствии со штатным расписанием. Если в организации работникам не присваиваются табельные номера, графа 4 не заполняется.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки по мере ухода работников в от пуск. В графе 7 отметки делаются после фактического окончания отпуска. В графе 8 указывается документ, на основании которого отпуск переносится (личное заявление работника, приказ руководите ля о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью и т. п.).

См. пример заполнения графика отпусков.

Обратите внимание: в графике отпусков должно быть отражено время отпусков всех без исключения работников, в том числе и имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. Дата начала отпуска таких работников указывается в графе 6 графика, а ее изменение фиксируется в графах 8 и 9.

ЗНАКОМИМ РАБОТНИКОВ С ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ

Работодатель обязан не позднее чем за две недели до начала отпуска известить об этом работника под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Что бы работник мог заранее спланировать свой отдых, утвержденный график отпусков также можно довести до его сведения одним из следующих способов.

Внести дополнения в форму № Т-7. Чтобы проинформировать работников о начале отпуска, график отпусков можно дополнить графой 11, в которой сотрудники будут ставить отметки о том, что дата начала от пуска им известна.

Cм. образец приказа о внесении изменений в форму «График отпусков».

Составить уведомление. Ознакомить работников о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска можно и с помощью уведомления (листа ознакомления), составленного в произвольной форме. Такое уведомление будет являться приложением к графику отпусков (см. образец уведомления).

ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В ФОРМУ № Т-7

Согласно части 2 статьи 123 Трудового кодекса утвержденный график от пусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Однако по соглашению сторон дата начала отпуска может быть изменена.

Каждое изменение должно отражаться в соответствующих графах формы № Т-7. Изменения вносятся с разрешения лица, утвердившего график, или уполномоченного им лица.

Изменение даты начала отпуска по инициативе работника

Перенос даты. Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может попросить работодателя изменить его. В этом случае сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Если руководитель согласен на перенос отпуска, он ставит на заявлении свою резолюцию. Cм. образец заявления о переносе отпуска по инициативе работника.

Разбивание отпуска на части. Иногда работник не хочет использовать все 28 календарных дней отпуска, а предпочитает разбить отпуск на части.

В этом случае работник также должен написать заявление в произвольной форме, на основании которого в график отпусков вносятся необходимые изменения.

Издаем приказ. На основании заявления работника руководитель организации издает приказ либо о внесении изменений в график отпусков, либо о внесении изменений в приказ о предоставлении сотруднику очередного ежегодного оплачиваемого отпуска.

В приказе необходимо указать:
—на каком основании переносится отпуск (по просьбе сотрудника, в связи с его болезнью и т. д.);
—на какой срок он переносится.

Обратите внимание: в некоторых случаях приказ руководителя о переносе или продлении отпуска не нужен. К ним относятся (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
—временная нетрудоспособность работника, наступившая во время отпуска;
—исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы.

Вносим изменения в график. Для отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме № Т-7 используются графы 8—9.

Реквизиты приказа руководителя об изменении даты начала отпуска указываются в графе 8 «Основание переноса отпуска» графика.

Графу 10 «Примечание» работник кадровой службы заполняет если:
—в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
—работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
—отпуск работнику был продлен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В этом случае в графе 10 сотрудник кадровой службы указывает основания для отзыва из отпуска, его переноса или продления.

Изменение графика отпусков по инициативе работодателя

Очередность предоставления отпусков может изменяться и по инициативе работодателя, если, например, уход работника в отпуск в текущем рабочем году может отрицательно сказаться на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Чтобы действия работодателя по изменению графика были правомерными, он должен:
—получить письменное согласие работников (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) (см. образец заявления о согласии работника на перенос отпуска);

—издать приказ или распоряжение о перенесении отпусков (см. образец приказа).

Обратите внимание: работодатель обязан предоставить работнику неиспользованную часть отпуска в любое удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

А теперь рассмотрим пример заполнения графика отпусков на 2009 год.

ПРИМЕР 4.

В ООО «Пастораль» работает девять человек. При планировании отпусков на 2009 год специалист отдела кадров выяснил следующее:
—ни один из сотрудников организации права на дополнительный от пуск не имеет;
—работников, имеющих право на отпуск в любое удобное для них время, в компании нет;
—в связи с производственной необходимостью главный бухгалтер Е.А. Овечкина в 2008 году находилась в отпуске только 14 календарных дней;
—генеральный директор И.В. Пастухов и менеджер отдела телефонных продаж Е.Л. Кроликова решили разбить ежегодный отпуск на части, по этому их фамилии вписаны в график два раза.

В течение 2009 года:
—маркетолог А.Н. Горный во время отпуска заболел, на основании больничного листа его отпуск был продлен на пять дней;
—начальник отдела по обслуживанию клиентов И.Р. Баранов написал заявление о переносе отпуска по семейным обстоятельствам;
—экспедитор В.О. Ручьев был отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью.

Выборного профсоюзного органа в ООО «Пастораль» нет, поэтому строка, в которой отражается его мнение, не заполняется. Дополнительная графа 11 в график не введена. Как график отпусков должен выглядеть в конце 2009 года?

РЕШЕНИЕ. Рассмотрим, как нужно заполнять график отпусков в течение года. Отметим, что работники ознакомились с датой начала отпусков, расписавшись в уведомлении. Этот документ сотрудник кадровой службы приложил к графику. График отпусков работников ООО «Пастораль» приведен в таблице.

Оформление графика отпусков. Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец. Нужен ли отдельный приказ

Ежегодное предоставление отпуска

Период отпуска

Учет пожеланий работников

Лица с семейными обязанностями

Стаж работы

Что представляет собой график отпусков?

Нужен ли график отпусков, если организация маленькая?

Права отдельных категорий работников при составлении графика отпусков

Как правильно составить график отпусков?

Составление графика отпусков в небольших учреждениях

Важные моменты, которые нужно учитывать при составлении графика отпусков

Форма Т-7: зачем она и где её скачать?

График отпусков и профсоюз

Как перенести отпуск сотруднику?

Для чего нужен график отпусков

Как составить график

Как заполнить форму графика отпусков

Как внести в график изменения

Часто встречающиеся ошибки

Когда начался процесс одомашнивания растений и животных?

Виды и породы попугаев – фото и названия, разновидности домашних попугаев

Охота на тетерева в удмуртии Тетерева во сколько выходит на кормежку октября

Гусь дикий: описание, виды и повадки

Кошка просит кота: советы по успокоению питомицы

Оформление графика отпусков. Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец. Нужен ли отдельный приказ

Ежегодное предоставление отпуска

Период отпуска

Учет пожеланий работников

Лица с семейными обязанностями

Стаж работы

Что представляет собой график отпусков?

Нужен ли график отпусков, если организация маленькая?

Права отдельных категорий работников при составлении графика отпусков

Как правильно составить график отпусков?

Составление графика отпусков в небольших учреждениях

Важные моменты, которые нужно учитывать при составлении графика отпусков

Форма Т-7: зачем она и где её скачать?

График отпусков и профсоюз

Как перенести отпуск сотруднику?

Для чего нужен график отпусков

Как составить график

Как заполнить форму графика отпусков

Как внести в график изменения

Часто встречающиеся ошибки

Похожие статьи